Anskaffelser/innkjøp

IVAR har som mål å gjøre kjøp med gode anskaffelsesprosesser og med bruk av gode hjelpemidler og tjenester. 

Alle kjøp er underlagt regelverket for offentlige anskaffelser. Regelverket består av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og Forskrift om innkjøp i Forsyningssektoren (forsyningsforskriften). 

IVAR sender ut tilbudsforespørsler og kunngjør stadig konkurranser om kjøp av varer, tjenester og bygg- og anleggsarbeider på den nasjonale databasen for offentlige innkjøp, Doffin.

IVAR oppfordrer alle som ønsker å levere varer og tjenester til IVAR om å sette seg inn i regelverket for offentlige anskaffelser.

IVAR IKS har et vidt ansvarsområde, og stadig behov for planlegging og utbygging.

 

For henvendelser kontakt

Anskaffelsesleder Geir Strømland
Mobil:  47 50 95 65.

 

Gjeldende regelverk

 

 

Elektronisk handel

IVAR IKS digitaliserer innkjøpsprosessen. Løsningen er basert på den internasjonale standarden PEPPOL og norsk tilpasning EHF (elektronisk handelsformat).

 

Hva betyr dette for leverandører?

IVAR ønsker, og vil etter hvert kreve at alle leverandører skal kunne ta i mot en elektronisk bestilling (ordre) og sende elektronisk ordrebekreftelse tilbake. 

Navnet på den standardiserte ordren fra offentlige oppdragsgivere er EHF. EHF står for Elektronisk Handelsformat og vil bety at alle elektroniske ordrer fra det offentlige vil være like. Dette vil gjøre det lettere for alle leverandører sine ulike ordrebehandlingssystem og kunne importere de elektronisk.

For å kunne ta imot og sende EHF- ordre og ordrebekreftelse må systemet ditt være koblet opp mot EHF infrastrukturen. Vi anbefaler derfor at leverandører sjekker og sikrer at ordrebehandlingssystemet kan ta i mot EHF ordre. Her kan det sjekkes om økonomisystem kan ta i mot EHF Ordre. Les mer her. 

Direktoratet for forvaltning (Difi) har lagt til rette for bruk av en felles infastruktur for samhandling mellom leverandører og offentlige virksomheter. Av dette tar IVAR nå i bruk det felles formatet for elektronisk samhandling (CEF eDelivery og e-handelsformat(EHF)).

Den store besparelsen for leverandører er å kunne ta i mot og sende elektroniske meldinger via en kanal til flere offentlige virksomheter samt kunne dokumentere dette. Det å kunne behandle en ordre maskinelt frigjør ressurser hos leverandøren til annet markedsarbeid.

Les mer leverandørenes gevinster her.

 

IVAR IKS sin oppfordring til leverandører

Vi oppfordrer alle leverandører som har avtale med IVAR om å kontakte oss så fort som mulig når dere kan tilby varekatalog i EHF-format.

 

Litt om bestillingsmetodene

IVAR vil sammen med leverandøren finne den metoden som passer leverandør og varesortimentet best. Alle avtaleleverandører skal levere en varekatalog i EHF og må inngå en samhandlingsavtale som regulerer datakvalitet og hvordan data utveksles.

Ønsker du å komme i kontakt med oss vedrørende elektronisk handel, send oss gjerne en e-post på innkjop@ivar.no.

 

Fakturainformasjon

IVAR IKS krever at alle leverandører sender faktura og kreditnota i EHF-format, jf. Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser. EHF-faktura sendes enten via nasjonale standarder eller PEPPOL.

 

Krav til faktura

  • Organisasjonsnummer 871035032 skal alltid benyttes.
  • Faktura stilles til IVAR IKS.
  • Faktura skal merkes med bestillingsnummer/ ordrenummer dersom dette kommer frem på bestilling fra IVAR. Nummer legges i standardfeltet iht standarden.
  • Faktura skal merkes med bestillers navn.

Eventuelle fakturaspørsmål kan rettes til økonomiavdelingen på e-post: regnskap@ivar.no.

 

Ytterligere informasjon

 

Åpenhetsloven 

Åpenhetsloven (lovdata.no) skal fremme virksomheters respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt sikre allmenheten tilgang på informasjon. 

Loven pålegget blant annet virksomheter en informasjonsplikt og en plikt til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger som skal redegjøres for i rapport som legges fram.  

Med åpenhetsloven kan alle kreve å få informasjon fra virksomheter om hvordan de håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser som er vurdert i aktsomhetsvurderingene.  

IVAR IKS sitt arbeid med åpenhetsloven 

IVAR IKS stiller seg bak åpenhetslovens formål om å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i hele verdikjeden, samt å sikre allmenheten tilgang på informasjon. Arbeidet og prosessen for ivaretakelse av etisk handel og åpenhetsloven er godt forankret i vår ledelse og vårt styre. 

For å sikre at det blir arbeidet systematisk med gode arbeids- og miljøforhold hos våre leverandører har IVAR IKS valgt å ta i bruk softwareløsningen Transparency gate.  

Redegjørelse etter Åpenhetsloven for 2023: Last ned og les dokumentet her (pdf) (254KB)

Sporbarhet i leverandørkjeden

Transparency gate er implementert i IVAR IKS for å hjelpe oss i arbeidet med sporbarhet i leverandøkjeden. Transparency gate er et web-basert verktøy som forenkler informasjonsutveksling mellom parter i leverandørkjeden, og lar oss identifisere og vurdere risiko gjennom verdikjeden.  

Transparency gate-løsningen er satt opp etter beste praksis i tråd med Åpenhetsloven, OECD’s retningslinjer og internasjonale lover.  
 

Informasjonskrav 

Åpenhetsloven gir alle rett til å be virksomheter om informasjon om hvordan de håndterer negativ påvirkning på menneskerettigheter og arbeidsforhold. I IVAR IKS vil håndteringen av informasjonskravet skje i portalen Transparency gate.  

I portalen Transparency gate finner du også følgende dokumenter:  

  • Saksframlegg til styret i IVAR for etterlevelse av Åpenhetsloven. 
  • Etiske retningslinjer for leverandører 
  • Plan for håndtering av krav om innsyn